Alles over PIM

PIM is de afkorting voor Product Informatie Management. De definitie zoals deze door TASPAC is gedefinieerd is: Het op een doelmatige wijze organiseren, structureren en delen van tastbare en niet-tastbare producteigenschappen in de vorm van attributen, waarden, domeinen, beschrijvingen en audio/visuele uitingen, zoals afbeeldingen, video’s en geluidsopnames.

  • Kwalitatief goede productinformatie is op de eerste plaats nodig om een product ‘vindbaar’ te maken. Hoe specifieker de informatie is, des te vindbaarder deze wordt en aansluit bij de behoefte van de consument. Door de opkomst van online winkelen wordt productinformatie management steeds belangrijker. Slechte productinformatie kan leiden tot verkeerde aankopen en ontevreden klanten. Uit onderzoek blijkt dat er een rechtstreeks verband is tussen de kwaliteit/compleetheid van de productinformatie en het aantal retouren. Met andere woorden: PIM leidt tot tevreden klanten.
  • Op de tweede plaats laat kwalitatieve productinformatie een organisatie efficiënter werken. Zo kun je als organisatie bijvoorbeeld sneller antwoord geven op specifieke vragen die door afnemers gesteld worden en hoef je niet te wachten op de productspecialiste van het bedrijf.
  • Op de derde plaats kan een bedrijf betere beslissingen nemen. Bijvoorbeeld op het gebied van design kunnen veel sneller bepaalde combinaties gemaakt worden met bijpassende of aanverwante producten.
  1. Centraal beheer:
    Wellicht het grootste voordeel van PIM-software is dat alle productinformatie vanuit één centrale plek beheerd wordt. We noemen dit ‘one-single-source-of-truth’ (ook wel one-single-point-of-truth). Vooral als meerdere medewerkers betrokken zijn bij de totstandkoming van de productinformatie. Alle kanalen die deze informatie nodig hebben kunnen dus ook vanuit deze centrale plek worden aangestuurd en beschikken over dezelfde informatie. Dit is met name belangrijk als data gedurende de levenscyclus van een product verandert.
  2. Controle
    Kwalitatieve productinformatie heeft voor bedrijven een grote waarde. Er is vaak veel tijd en geld en geld mee gemoeid in de realisatie ervan. Je wil niet dat zomaar “op straat” komt te liggen. Door goede autorisatieregels in te stellen bepaal je zelf wie, welke data wanneer en hoe mag inzien, downloaden of editen.
  3. Kwaliteit en consistentie
    In het beheerproces van productinformatie wil je zo weinig mogelijk dubbele invoer van gegevens. Door het koppelen van PIM-software aan andere databases kun je de data-onderdelen automatisch verzamelen en direct valideren op essentiële waarden op basis van algoritmes.
  4. Verantwoordelijkheden en aansturing
    Meerdere medewerkers kunnen verantwoordelijk worden gesteld voor de verschillende onderdelen van de productinformatie. Bijvoorbeeld designers voor de technische productspecificaties, marketing voor de verkoopbevorderende informatie en warehouse voor alle logistieke aangelegenheden. Door middel van een cockpit functie kun je als manager toezicht houden op het totale plaatje en kun je zo nodig aansturen indien de situatie daarom vraagt.
  5. Dezelfde taal
    Productinformatie is opgebouwd uit variabele velden (bijvoorbeeld commerciële tekst) en velden met een vooraf gedefinieerde waarde (bijvoorbeeld materiaal of kleur). De eigenschappen van producten noemen we attributen. Attributen met een vooraf gedefinieerde waarde worden gedefinieerd op basis van coderingen. Het grote voordeel hiervan is dat bij het uitwisselen van data in feite coderingen worden uitgewisseld die in iedere taal hetzelfde zijn. PIM software vertaalt deze coderingen vervolgens in de gewenste taal van de gebruiker.
  6. Relaties leggen
    De term asset kennen we vooral uit de financiële wereld waar het een bezitting aanduidt. In het beheren van data noemen we een product dat uit verschillende waarden bestaat ook een asset. Goede PIM software kan onbeperkt relaties leggen tussen verschillende assets in het systeem. Dat is erg handig als bijvoorbeeld verschillende assets een verwantschap met elkaar hebben. Zodra je het ene asset aanroept verschijnen ook de aanverwante assets. Dat kan bijvoorbeeld een zelfde product zijn met een andere kleur, designinformatie of marketingmateriaal.

Soms worden ERP en PIM-systemen nog wel eens door elkaar gehaald. Beiden systemen bevatten immers productinformatie die nodig is in het economische verkeer en de aansturing van processen.

 ERPPIM
AfkoringEnterprise Resource PlanningProduct Informatie Management
EssentieAansturen van transactionele data, financiële en financieel gerelateerde bedrijfsprocessenAansturen marketingprocessen waarbij visuele content belangrijk is (afbeeldingen, video’s, CAD, marketingmaterialen).
VerantwoordelijkFinanciële managerMarketingmanager
GebruikersHoofdzakelijk internHoofdzakelijk extern
DatasoortHoofdzakelijk metadataMetadata en visuele content waarbij bandbreedte en internetsnelheid relevant zijn.
DatadifferentiatieHoofdzakelijk allemaal dezelfde dataVerschillende data voor verschillende kanalen

In hoofdlijnen zijn er twee type PIM-applicaties:

  1. PIM als onderdeel van een all-in-one oplossing
  2. PIM als best-of-breed applicatie

All-in-one:
All-in-one software is gericht op het automatiseren van meerdere processen binnen één pakket. Zo zijn er PIM-oplossingen die onderdeel uitmaken van een compleet marketing applicatie systeem gericht op bijvoorbeeld het maken van catalogi of andersoortig marketingmateriaal via sjablonen, inclusief SEO optimalisatie en een klanten review beheersysteem. Ook kunnen zij onderdeel uitmakend van een E-commerce platform zoals bijvoorbeeld Magento of van een ERP-oplossing. Het voordeel is dat gebruikers het gevoel hebben dat zij binnen één pakket werkzaam zijn en alle informatie kan worden doorgekoppeld. Het nadeel van all-in-one applicaties is dat ze vaak gepaard gaan met hoge investeringen en de afzonderlijke modules minder goed worden doorontwikkeld.

Tegenover de all-in-one applicaties staan de best-of-breed oplossingen. Deze pakketten richten zich op het automatiseren van een specifiek bedrijfsproces. Ze zijn vaak minder complex, waardoor ze snel zijn te implementeren en kennen daardoor een betere gebruikservaring. Het grote voordeel is dat deze oplossingen op basis van API-technologie (application programming interfaces) gemakkelijk te koppelen zijn aan andere best-of-breed systemen, waarbij ieder afzonderlijk pakket beter is doorontwikkeld. Op basis van SSO (single sign on) hoeft er maar één keer ingelogd te worden voor alle add-on pakketten.

Best-of-breed:
Misschien komt de term ‘best of breed’ je niet bekend voor, maar tegenwoordig wordt deze vaker gebruikt. De laatste tijd is er een grote opkomst van SaaS-oplossingen (software die als een online dienst wordt aangeboden). Deze SaaS oplossingen zijn vaak op één bedrijfsproces gericht. Door deze focus is best of breed software vooruitstrevend en zijn deze oplossingen vaak beter ontwikkeld dan dat het onderdeel uitmaakt van een all-in-one pakket. Een ander groot voordeel is dat bedrijven bestaande software kunnen blijven behouden en de best-of-breed PIM-oplossing naadloos hierin geïntegreerd kan worden.

TASPAC is een PIM-oplossing die behoort tot de best-of-breed categorie, maar kent een aantal bewezen add-on applicaties die gekoppeld kunnen worden voor order entry B2B en het vervaardigen van online werkboeken.